本指南旨在提供档案外调函和委托书撰写格式，确保信息准确、完整。涵盖函件结构、内容要点、注意事项等，助力有效沟通与档案调取。
本文目录导读：
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档案外调函和委托书是档案管理工作中常用的文书，它们在档案的查询、借阅、复制等环节中发挥着重要作用，本文将详细介绍档案外调函和委托书的格式要求，并提供撰写指南，以帮助档案管理人员更好地完成相关工作。
档案外调函格式
档案外调函
2、发函单位：填写外调档案的申请单位名称
3、收函单位：填写接收档案的单位名称
4、发函日期：填写撰写档案外调函的日期
5、正文：
（1）开头：简要说明外调档案的原因和目的。
（2）主体：详细列出需要外调的档案信息，包括档案名称、档案编号、档案卷号、档案数量等。
（3）请求收函单位协助外调档案，并说明联系方式。
6、落款：填写发函单位名称和负责人签名
委托书格式
委托书
2、发函单位：填写委托单位名称
3、收函单位：填写接受委托的单位名称
4、发函日期：填写撰写委托书的日期
5、正文：
（1）开头：简要说明委托事项的原因和目的。
（2）主体：详细列出委托事项的具体内容，包括委托事项的名称、委托事项的期限、委托事项的权限等。
（3）请求收函单位接受委托，并说明联系方式。
6、落款：填写发函单位名称和负责人签名
撰写指南
1、语言规范：档案外调函和委托书应使用规范的书面语言，避免口语化表达。
完整：确保函件内容完整，包括标题、发函单位、收函单位、发函日期、正文、落款等。
3、格式规范：按照上述格式要求撰写，确保函件格式规范。
4、语气礼貌：在函件中保持礼貌，表达对收函单位的尊重。
5、签字盖章：函件完成后，由负责人签名并加盖单位公章。
6、附件：如有需要，可附上相关附件，如档案目录、委托事项明细等。
档案外调函和委托书是档案管理工作中不可或缺的文书，掌握其格式要求和撰写指南对于档案管理人员来说至关重要，通过本文的介绍，相信大家对档案外调函和委托书的撰写有了更深入的了解，能够更好地完成相关工作。
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